Skip to navigation
Dokumentų surinkimas

Sąskaitos el. paštu: persiuntimas iš Gmail ir kitų paštų

Kaip sąskaitos iš jūsų ar klientų pašto pačios atkeliauja į Skaitrą ir patenka į reikiamą įmonę.
View as Markdown

Kiekviena agentūra turi vieną dokumentų gavimo adresą. Sąskaitos, atsiųstos šiuo adresu, atsiranda Skaitroje kaip dokumentai. Skaitra jas nuskaito ir priskiria reikiamai įmonei.

Šį gidą atlieka agentūros administratorius.

Kur rasti gavimo adresą

Adresas atrodo taip: jusu-agentura@gauti.skaitra.com. Pirmoji dalis yra jūsų agentūros adresas Skaitroje.

  1. Atidarykite Nustatymai → Failų surinkimas.
  2. Kortelėje El. paštas matote adresą. Spustelėkite jį – adresas nukopijuojamas.
  3. Mygtukas Kaip persiųsti atidaro trumpas instrukcijas Gmail, Outlook, Microsoft 365 ir kitiems paštams.

Kas gali siųsti

Skaitra priima laiškus tik iš patvirtintų adresų:

  • jūsų komandos – visų agentūros darbuotojų adresų;
  • klientų kontaktų – kontakto adresas tinka visoms to kliento įmonėms;
  • įmonės patvirtintų adresų – juos įrašote įmonės nustatymuose, skiltyje Surinkimas → Patvirtinti el. pašto adresai (iki 20 adresų).

Kai laiškas persiunčiamas, Skaitra tikrina ir pirminį siuntėją, ir pašto dėžutę, iš kurios laiškas persiųstas. Užtenka, kad bent vienas iš jų būtų patvirtintas. Todėl jei jūsų buhalterė persiunčia sąskaitas iš savo pašto, tiekėjų adresų tvirtinti nereikia.

Kas nutinka nežinomo siuntėjo laiškui

Laiškas nepriimamas. Siuntėjas gauna įprastą pašto pranešimą apie nepristatytą laišką su paaiškinimu: „Šis el. pašto adresas nepatvirtintas. Paprašykite savo buhalterio jį pridėti.“

Tokie bandymai rodomi Nustatymai → Failų surinkimas, kortelėje El. paštas, sąraše Atmesti — nepatvirtinti adresai. Norėdami adresą patvirtinti:

  1. Prie adreso pasirinkite įmonę.
  2. Spauskite Patvirtinti.

Adresas pridedamas prie tos įmonės patvirtintų adresų. Jau atmesto laiško Skaitra neturi, todėl paprašykite siuntėjo atsiųsti jį dar kartą. Atmesti bandymai sąraše rodomi 30 dienų.

Gmail

Gmail leidžia persiųsti laiškus tik į patvirtintą adresą, todėl tai atliekama dviem žingsniais.

1

Pridėkite persiuntimo adresą

Gmail spauskite krumpliaratį → Visi nustatymai (See all settings) → Persiuntimas ir POP / IMAP (Forwarding and POP/IMAP) → Pridėti persiuntimo adresą (Add a forwarding address). Įklijuokite Skaitros gavimo adresą.

2

Patvirtinkite Skaitroje

Gmail išsiunčia patvirtinimo laišką į Skaitrą. Po minutės kitos Nustatymai → Failų surinkimas, kortelėje El. paštas, atsiras juosta Gmail laukia patvirtinimo su patvirtinimo kodu.

Spauskite Patvirtinti – atsidarys Google patvirtinimo puslapis. Arba nukopijuokite kodą ir įveskite jį Gmail nustatymuose.

Patvirtinimas priimamas tik iš patvirtintos pašto dėžutės (komandos nario, kliento kontakto ar įmonės patvirtinto adreso).

3

Sukurkite filtrą

Nepersiųskite viso pašto – persiųskite tik laiškus su priedais. Gmail paieškos laukelyje spauskite filtro piktogramą ir laukelyje Yra žodžiai (Has the words) įrašykite:

has:attachment

Jei norite siaurinti iki sąskaitų failų:

has:attachment filename:(pdf OR jpg OR jpeg OR png OR xml OR zip)

Spauskite Kurti filtrą (Create filter), pažymėkite Persiųsti (Forward it to), pasirinkite Skaitros adresą ir išsaugokite.

Jei per Gmail sąskaitas siunčia klientas, įrašykite jo Gmail adresą į kliento kontaktus arba įmonės patvirtintus adresus dar prieš pradėdami. Kitaip Gmail patvirtinimo laiškas nebus priimtas.

Outlook ir Microsoft 365

Outlook patvirtinimo nereikia – užtenka taisyklės.

  1. Outlook atidarykite Nustatymai → Paštas → Taisyklės (Settings → Mail → Rules) ir spauskite Pridėti naują taisyklę (Add new rule).
  2. Sąlyga: Turi priedą (Has attachment).
  3. Veiksmas: Peradresuoti į (Redirect to) ir Skaitros gavimo adresas.
  4. Išsaugokite taisyklę.

Rinkitės būtent Peradresuoti, ne Persiųsti (Forward). Peradresuotas laiškas išlaiko pirminį siuntėją, todėl Skaitra lengviau atpažįsta įmonę.

Microsoft 365: jei laiškai neateina, organizacijos administratorius turi leisti persiuntimą į išorę: Microsoft Defender → Anti-spam → Outbound policy.

Kiti paštai

Beveik kiekvienas paštas turi persiuntimo taisykles. Pašto nustatymuose sukurkite taisyklę: laiškus su priedais persiųsti (arba peradresuoti) Skaitros gavimo adresu. Jei paštas prašo patvirtinti adresą, patvirtinimo laiškas atkeliaus į Skaitrą – parašykite mums, jei jo nerandate.

Kaip dokumentas patenka į reikiamą įmonę

Skaitra ieško įmonės tokia tvarka:

  1. Pagal adresą. Pirmiausia pagal pašto dėžutę, iš kurios laiškas persiųstas, tada pagal siuntėją. Jei adresas priklauso klientui su keliomis įmonėmis, dokumentas po nuskaitymo perkeliamas į tą įmonę, kurios kodas nurodytas sąskaitoje.
  2. Pagal turinį. Jei siuntė jūsų komandos narys arba adresas tinka keliems klientams, Skaitra ieško įmonės kodo ar PVM kodo PDF faile ir laiško tekste. Persiųstame laiške ji atpažįsta ir pirminį siuntėją.
  3. Su AI. Jei jūsų plane yra funkcija Laiškų priskyrimas su AI, neaiškų laišką priskiria AI. Jei AI nėra tikras, jis tik pasiūlo įmonę.

Skenuotose sąskaitose (nuotraukose) teksto sluoksnio nėra, todėl kodo jose Skaitra iš anksto neranda.

Kas nutinka neaiškiems laiškams

Jei įmonės nustatyti nepavyko, laiškas laukia Gautieji skirtuke Laukia. Ten matysite juostą „… laukia įmonės“.

  1. Spauskite Priskirti →.
  2. Prie kiekvieno laiško pasirinkite įmonę. Jei AI pasiūlė įmonę, ji jau bus nurodyta.
  3. Jei šis siuntėjas siunčia tik šios įmonės dokumentus, pažymėkite Siuntėjas siunčia tik šiai įmonei. Kitą kartą jo laiškai bus priskirti patys.
  4. Spauskite Priskirti. Jei laiškas nereikalingas, spauskite Atmesti.

Nepriskirti laiškai po 30 dienų pašalinami iš sąrašo.

Kokie priedai priimami

  • Priimami: PDF, nuotraukos (JPG, PNG, HEIC, TIFF, WEBP ir kt.), Word (DOC, DOCX), ODT, RTF ir XML sąskaitos (e. sąskaitos).
  • ZIP archyvai išskleidžiami: iš jų paimami tinkami failai, kiti praleidžiami. Archyvas archyve neatidaromas.
  • Persiųsti laiškai kaip priedai (.eml) atidaromi: jų priedai priimami taip, lyg būtų prisegti prie paties laiško. Laiškas laiške neatidaromas. Ar laiškas priimamas, sprendžia jo siuntėjas, ne prisegto laiško siuntėjas.
  • Nepriimami: kiti failai (pvz., Excel, RAR, 7z). Paveikslėliai laiško parašuose (logotipai) praleidžiami.
  • Vienas failas – iki 25 MB. Iš vieno laiško – iki 100 dokumentų.

XML sąskaitos OCR neskaito. Jos atsiranda Gautieji su žyma XML sąskaita: peržiūrėkite jas rankiniu būdu.

Laiškas be tinkamų priedų priimamas, bet dokumentų nesukuria. Jei tas pats laiškas atkeliauja du kartus, antrą kartą dokumentai nekuriami. Jei toks pat failas įmonėje jau yra, naujas dokumentas pažymimas kaip dublikatas.