Istorija, audito žurnalas ir eksportai

Trumpai: kiekvienas veiksmas Skaitroje – dokumento gavimas, pakeitimas, eksportas, prisijungimas, AI agento darbas – įrašomas į vieną įvykių žurnalą. Įrašo istoriją matote prie paties įrašo, visos agentūros – Audito žurnale, o viskas, kas išėjo iš Skaitros, surinkta Apskaitoje, rodinyje Eksportų istorija.

Istorija prie kiekvieno įrašo

Prie dokumento, įmonės ir eksporto yra mygtukas Istorija. Atsidaręs langas rodo, kas, kada ir ką padarė su šiuo įrašu:

• kas – žmogus, klientas, AI agentas, API raktas ar sistema. Jei veikė AI agentas, matote ir už ką jis veikė;
• ką – pvz., dokumentas gautas, juodraštis pakeistas, eksportuotas, peržiūrėtas;
• kas pasikeitė – lauko reikšmė prieš ir po.

Žmonių vardai rodomi tokie, kokie yra dabar. Žurnale saugomas tik asmens ID, todėl pasikeitus vardui istorija visur rodo naują.

Audito žurnalas

Audito žurnalas (šoninis meniu) rodo visos agentūros įvykius, naujausius viršuje. Jį mato savininkai, administratoriai ir auditoriai.

Filtruoti galite pagal:

• laikotarpį;
• kas veikė: Žmonės, Klientai, AI agentai, API raktai, Sistema, arba konkretų asmenį;
• veiksmų sritį ir įmonę;
• rezultatą: Pavyko arba Nepavyko.

Spaudę ant įvykio matote susijusius įvykius – tos pačios užklausos ar to paties veiksmo dalis. Mygtukas Eksportuoti atsisiunčia būtent tai, ką rodo filtrai (CSV arba NDJSON).

Žurnale rodomi paskutiniai 13 mėnesių. Senesni įvykiai saugomi ir toliau – juos rasite įrašų Istorijoje ir įrodymų paketuose.

Patikrinti, ar žurnalas nepakeistas

Įvykiai kasdien užantspauduojami: kiekvienas susiejamas su ankstesniu (SHA-256 grandinė), o dienos antspaudas pasirašomas ir jam gaunama nepriklausomos laiko žymų tarnybos žyma (RFC 3161).

Spauskite Patikrinti. Skaitra perskaičiuoja grandinę ir parodo:

• Žurnalas nepakeistas – kiek įvykių ir dienos antspaudų patikrinta;
• Rastas neatitikimas – kuris įvykis nesutampa. Tokiu atveju praneškite Skaitros palaikymui.

Nauji įvykiai užantspauduojami maždaug per pusvalandį, dienos antspaudas – po vidurnakčio (UTC).

Eksportų istorija

Apskaitoje, šalia Aktyvios ir Apdorotos, yra rodinys Eksportų istorija. Jame matote viską, kas išėjo iš Skaitros: eksportus į apskaitos programas, audito žurnalo ir agentūros duomenų eksportus, SODRA ir VMI deklaracijas. Darbuotojai mato savo įmonių eksportus, administratoriai – visus.

• Matote kiekvieną eksportą: kada, kas, kokiu formatu, kur, ar pavyko. Nepavykę eksportai irgi lieka sąraše – su klaida.
• Atidarę eksportą matote, kokie dokumentai ir kurios jų versijos į jį pateko, jo Istoriją ir failą (Atsisiųsti). Failas saugomas toks, koks buvo išsiųstas, su kontroline suma. Kiekvienas atsisiuntimas įrašomas į žurnalą.

Įmonių mėnesių archyvai (ZIP) ir savaitinis archyvavimas yra skiltyje Nustatymai → Archyvas: ten archyvus galite atsisiųsti (tik administratoriai – juose visi įmonės mėnesio dokumentai), o savaitinį archyvavimą Sustabdyti ir vėl Paleisti. Jei archyvavimas tris kartus iš eilės nepavyksta, jis sustoja pats, o savininkai ir administratoriai gauna pranešimą.

Eksportuoti dokumentai užrakinami

Kai dokumentas sėkmingai eksportuojamas į apskaitos programą, jis užrakinamas: apskaitoje jau yra būtent ta versija. Redaktoriaus viršuje matote ženklą Eksportuota.

Jei dokumentą reikia pakeisti, spauskite Taisyti ir nurodykite priežastį. Tada:

1. dokumentą vėl galima keisti;
2. kitas jo eksportas pažymimas kaip Pataisa ir susiejamas su pirminiu eksportu;
3. po šio eksporto dokumentas vėl užrakinamas.

Pirminis eksportas niekada nekeičiamas – abu lieka Eksportų istorijoje.

Laikotarpių užrakinimas

Įmonės kortelėje, skirtuke Laikotarpiai, galite užrakinti mėnesį:

• Užšaldyti – mėnesio dokumentų keisti nebegalima, bet eksportuoti dar galima. Atšildyti gali bet kuris buhalteris.
• Uždaryti – mėnesis pateiktas: nei keisti, nei eksportuoti negalima. Atidaryti gali tik administratorius.

Kiekvienam užrakinimui ir atrakinimui reikia priežasties – ji įrašoma į istoriją. Kai mėnesio SODRA ar VMI deklaracijos priimtos, Skaitra pasiūlo mėnesį uždaryti. Po kiekvienu mėnesiu matote, kas keista po užrakinimo (jei mėnesis buvo atrakintas).

Saugojimas ir teisiniai sulaikymai

Nustatymai → Saugojimas rodo, kiek laiko Skaitra saugo įrašus:

Pasibaigus terminui, duomenys ištrinami, o žurnale lieka įrašas apie tai (be turinio), todėl grandinė vis tiek patikrinama.

Teisinis sulaikymas sustabdo bet kokį trynimą – visai agentūrai, įmonei ar vienam dokumentui (pvz., vykstant patikrinimui ar ginčui). Jį uždeda ir nuima administratorius, nurodydamas priežastį.

Auditoriaus vaidmuo

Komandoje asmeniui galite suteikti vaidmenį Auditorius. Auditorius mato tai, ką mato darbuotojai, taip pat Audito žurnalą, eksportus ir įrodymų paketus, bet nieko keisti negali. Jo prisijungimai ir veiksmai irgi įrašomi į žurnalą.

Įrodymų paketas

Dokumento Istorijoje spauskite Įrodymų paketas. Atsisiunčiate ZIP su:

• dokumento originalu;
• visais jo įvykiais ir versijomis;
• eksportais, į kuriuos jis pateko;
• antspaudais, parašais ir laiko žymomis;
• instrukcija, kaip viską patikrinti be Skaitros.

Paketą galite perduoti auditoriui ar mokesčių inspekcijai.

Asmens duomenų ištrynimas (BDAR)

Kai asmuo prašo ištrinti jo duomenis:

1. Komandoje išjunkite asmens paskyrą (Išjungti paskyrą).
2. Spauskite Ištrinti asmens duomenis.

Ištrinama tai, ką galima ištrinti: IP adresai ir naršyklės, iš kurių jis jungėsi, jo pranešimai ir agentūroje jam suteiktas vardas. Tai, ką saugoti reikalauja įstatymas (įvykių istorija tik su asmens ID, jo tvarkyti apskaitos dokumentai, darbų įrašai), lieka – su teisiniu pagrindu (BDAR 17 str. 3 d. b p.). Pats prašymas ir kas ištrinta įrašoma į žurnalą.

Kai asmuo pašalinamas iš paskutinės agentūros ir jo paskyra ištrinama, toks pat ištrynimas atliekamas automatiškai, o kartu dingsta ir jo vardas bei el. paštas.