Dokumentų saugykla: Skaitros archyvas ir jūsų debesų saugykla

Trumpai: Skaitra visada pati saugo kiekvieno gauto dokumento originalą. Kopija jūsų debesų saugykloje (pvz., Google Drive) – nebūtina. Ji daroma papildomai, jei jos norite.

Kodėl Skaitra visada saugo savo kopiją

Įmonės nustatymuose, skiltyje Saugykla, matysite užrašą Sistemos archyvas visada įjungtas. Jo išjungti negalima. Štai kodėl.

• Originalas visada pasiekiamas. Peržiūra, pakartotinis nuskaitymas, eksportas į apskaitos programą ir deklaracijos naudoja Skaitroje saugomą originalą. Jei kas nors jūsų saugykloje perkels, pervadins ar ištrins failą, Skaitroje niekas nesugrius.
• Originalas nekeičiamas. Skaitra saugo failą tokį, koks atkeliavo, ir užrašo gavimo laiką. Kiekvienam originalui apskaičiuojama SHA-256 kontrolinė suma – pagal ją galima patikrinti, kad failas nepakeistas.
• Duomenys laikomi Europos Sąjungoje. Originalai saugomi saugykloje, kurios duomenys laikomi ES.
• Seni dokumentai supakuojami, o ne ištrinami. Apdoroti dokumentai po jūsų pasirinkto laiko supakuojami į kiekvienos įmonės mėnesio ZIP archyvą. Juos galima rasti ir grąžinti (žr. Kiek laiko saugomi dokumentai).
• Jūsų kopija skirta jūsų komandai. Aplankų medis jūsų saugykloje patogus naršyti, bet Skaitra nuo jo nepriklauso ir iš jo nieko neskaito.

Kaip atrodo kopija jūsų saugykloje

Kopija – tas pats failas, kurį gavo Skaitra. Jis vadinamas taip, kaip dokumentas vadinamas Skaitroje.

Aplankai

Kopijos dedamos į pagrindinį aplanką, o jame – į aplankus pagal aplankų šabloną. Pradžioje nustatyta:

• Pagrindinis aplankas: /Apskaitos dokumentai
• Aplankų šablonas: {imone}/{metai}/{menuo}

Šablone galite naudoti:

Pavyzdžiui, UAB Pavyzdys sąskaita, gauta 2026 m. rugsėjį, atsidurs čia:

/Apskaitos dokumentai/UAB Pavyzdys/2026/09/saskaita.pdf

Metai ir mėnuo imami iš datos, kada Skaitra dokumentą gavo, o ne iš sąskaitos datos.

Įmonės aplankas pagal nutylėjimą vadinasi taip pat, kaip įmonė. Jį galite pakeisti įmonės nustatymuose, skiltyje Saugykla → Įmonės aplankas. Naujos kopijos keliaus į naują aplanką, jau padarytos liks ten, kur buvo.

Jei šablone parašysite nežinomą žymę, Skaitra jo neišsaugos ir parodys klaidą „Nežinomas kintamasis …“.

Kada daroma kopija

Kopija daroma skiltyje Gautieji, kai dokumentą apdorojate. Prie kiekvieno dokumento matote ženkliukus, kas nutiks paspaudus Apdoroti:

• Apskaita · Finvalda (ar kita įmonės apskaitos programa) – dokumentas bus perduotas į Apskaitą;
• → Google Drive (ar kita naudojama saugykla) – bus padaryta kopija jūsų saugykloje.

Ženkliukai iš pradžių nustatomi pagal dokumentą ir nustatymus: Apskaita įjungta sąskaitoms, jei įmonė turi apskaitos programą, bet išjungta dokumentams, pažymėtiems Ne sąskaita (banko išrašams, aktams, sutartims), ir dokumentams su OCR klaida; kol dokumentas dar skaitomas, ženkliukas brūkšniuotas. Kopija – jei saugykla naudojama. Dokumento tipą (Pirkimas, Pardavimas, Ne sąskaita) galite pakeisti atidaryto dokumento antraštėje – pakeitus į sąskaitą, Apskaitos ženkliukas įsijungia (jei jo nebuvote perjungę patys). Spustelėję ženkliuką (arba klavišais A ir S) jį išjungiate ar įjungiate; nieko dar nesiunčiama. Tik paspaudus Apdoroti (arba Enter) atliekama tai, ką rodo įjungti ženkliukai. Pažymėjus kelis dokumentus, tuos pačius ženkliukus galite perjungti visiems iš karto.

Skirtuke Apdorota ženkliukai tampa vientisi: Apskaita · Finvalda, o kopijai – Kopijuojama, Nukopijuota arba Kopija nepavyko.

Suklydote? Iškart po Apdoroti pranešime spauskite Atšaukti – dokumentai grįžta į Laukia. Vėliau skirtuke Apdorota spauskite Grąžinti (arba klavišą U; pažymėjus kelis – visiems), o Apskaitoje – Grąžinti į Gautieji (pasirinktiems sąraše arba dokumento meniu Veiksmai). Dokumentas grįžta su ženkliukais, kad galėtumėte apdoroti iš naujo; jo juodraštis Apskaitoje išsaugomas. Jau padaryta kopija saugykloje lieka, o apdorojus dar kartą antrą kartą nekopijuojama. Eksportuotų dokumentų ir dokumentų užšaldytame ar uždarytame mėnesyje grąžinti negalima – juos keiskite per Taisyti.

Kopija nedaroma vien gavus dokumentą ir nedaroma jį patvirtinus Apskaitoje – tik apdorojant Gautuosiuose. Anksčiau gautus dokumentus nukopijuosite mygtuku Nukopijuoti ankstesnius dokumentus (žr. žemiau, Ankstesnių dokumentų kopijos). Jau padaryta kopija antrą kartą nedaroma.

Kopija niekada neperrašo jūsų saugykloje esančio failo. Dropbox, radęs tokį patį pavadinimą, naują failą pervadina.

Viena naudojama saugykla

Galite prijungti kelias paskyras (pvz., Dropbox ir Google Drive), bet kopijos keliauja tik į vieną – pažymėtą Naudojama. Kitas pasirinkimas – Nenaudoti: tada kopijos nedaromos, o Gautuosiuose saugyklos ženkliuko nėra.

Pakeitus naudojamą saugyklą, naujos kopijos keliaus į naująją; jau padarytos lieka ten, kur buvo. Atjungus naudojamą paskyrą kopijavimas išsijungia – kita prijungta paskyra savaime nepasirenkama.

Kas nutinka, jei kopija nepavyksta

• Laikina klaida (pvz., paslauga neatsako). Skaitra bando dar kartą pati – pradžioje dažnai, vėliau kas valandą. Jei per 7 dienas nepavyksta, kopija pažymima kaip nepavykusi.
• Nutraukta prieiga (pvz., pakeitėte slaptažodį ar atšaukėte leidimą). Prie paskyros Nustatymai → Failų saugykla atsiranda užrašas Prieiga nutraukta. Prijunkite iš naujo. Spauskite Prijungti iš naujo. Kol prieiga nutraukta, kopijos niekur nedingsta – jos laukia ir išsiunčiamos per valandą po to, kai paskyrą prijungiate iš naujo.
• Problema su pačiu failu. Kopija iš karto pažymima kaip nepavykusi.

Kur tai matyti:

• Gautieji, skirtuke Laukia, atsiranda juosta „… failų nepavyko nukopijuoti į saugyklą“. Spauskite Peržiūrėti.
• Skirtuke Apdorota prie dokumento matote Nukopijuota, Kopijuojama arba Kopija nepavyko. Prie nepavykusios kopijos spauskite Kopijuoti dar kartą.

Nepavykusi kopija dokumento neliečia: jis Skaitroje toliau tvarkomas įprastai.

Kaip prijungti savo saugyklą

Prijungti, keisti ir atjungti saugyklą gali tik agentūros savininkas. Administratoriai nustatymus mato, bet keisti negali.

Kurios paslaugos galimos

• Google Drive – galima prijungti.
• Dropbox – prijungimą Skaitra dar tvarko, bus netrukus.
• OneDrive – kol kas negalima.

Nustatymuose matote mygtukus tik tų paslaugų, kurias šiuo metu galima prijungti. Mygtukas visada vadinasi pagal paslaugą, pvz., Prijungti Google Drive. Kai paskyra jau prijungta, jis vadinasi Prijungti kitą Google Drive paskyrą.

Kaip patikrinti, ar veikia

• Kortelės Kopija jūsų saugykloje viršuje matote, kiek kopijų padaryta per 30 dienų: „Per 30 d.: … nukopijuota“, taip pat kiek laukia ir kiek nepavyko.
• Gautieji, skirtuke Apdorota, prie dokumento matote Nukopijuota. Užvedę pelę matote kelią saugykloje.
• Apskaitoje galite filtruoti dokumentus pagal Kopija saugykloje.
• Įmonės nustatymuose, skiltyje Saugykla, matote, kiek tos įmonės dokumentų nukopijuota.

Pirmas tikras patikrinimas: įkelkite vieną dokumentą ir apdorokite jį Gautuosiuose su įjungtu saugyklos ženkliuku. Po minutės kitos failas turėtų būti jūsų saugykloje.

Ankstesnių dokumentų kopijos

Įjungus kopijavimą, anksčiau gautų dokumentų kopijos savaime nedaromos. Jas galite užsakyti:

1. Nustatymai → Failų saugykla, dalyje Ankstesni dokumentai, pasirinkite laikotarpį: Nuo metų pradžios, Nuo datos arba Visi dokumentai.
2. Spauskite Nukopijuoti ankstesnius dokumentus. Pranešime matote, kiek dokumentų bus nukopijuota.

Kopijuojami tik dokumentai, kurių kopijos dar nėra: jau nukopijuoti ir laukiantys antrą kartą nekopijuojami, o jūsų saugykloje niekas neperrašoma. Nepavykusias kopijas Skaitra bando padaryti iš naujo. Kopijos daromos dalimis, maždaug po 100 kas 5 minutes, todėl daug dokumentų gali užtrukti. Eigą matote kortelės viršuje („Per 30 d.: … nukopijuota · … laukia“).

Šis veiksmas – tik savininkui ir tik kai saugykla naudojama (paskyra prijungta ir pažymėta Naudojama).

Kaip pakeisti ar išjungti

• Pakeitę laukelius spauskite Išsaugoti. Pakeitimai galioja naujoms kopijoms.
• Norėdami sustabdyti kopijavimą, bet palikti paskyrą prijungtą, pažymėkite Nenaudoti ir spauskite Išsaugoti. Matysite „Kopijavimas išjungtas.“
• Norėdami atjungti paskyrą, prie jos spauskite Atjungti. Jei ji buvo naudojama, kopijavimas išsijungia, ir tai pasako pranešimas; kitą saugyklą pasirinkite patys.

Bet kuriuo atveju jau padarytos kopijos lieka jūsų saugykloje, o originalai – Skaitroje. Kas pakeitė saugyklos nustatymus ar atjungė paskyrą, matyti Audito žurnale (žr. Istorija, auditas ir eksportai).

Priklauso nuo plano

Kopijos jūsų saugykloje ir dokumentų archyvas yra plano funkcijos. Jei jų jūsų plane nėra, atitinkamoje nustatymų skiltyje vietoje nustatymų matysite užrakintą pranešimą, pvz., „„Kopijos agentūros saugykloje“ neįtraukta į jūsų planą.“ ir nuorodą susisiekti su Skaitra. Originalai Skaitroje saugomi visada, nepriklausomai nuo plano.

Dažni klausimai

Ar galiu ištrinti failus iš savo saugyklos?

Taip. Kopija skirta jums – tvarkykite ją kaip norite. Skaitra saugo originalą ir iš jūsų saugyklos nieko neskaito, todėl dokumentai Skaitroje nenukentės. Ištrinto failo Skaitra iš naujo nekopijuos – net ir paspaudus Nukopijuoti ankstesnius dokumentus, nes jo kopija jau buvo padaryta.

Ar Skaitra mato kitus mano failus?

• Google Drive: ne. Skaitra gauna leidimą tik failams ir aplankams, kuriuos sukūrė pati. Kitų jūsų Drive failų ji nemato.
• Dropbox: Skaitra prašo leidimo įkelti failus, matyti failų ir aplankų sąrašą (pavadinimus) ir jūsų paskyros pavadinimą bei el. paštą. Kitų failų turinio skaityti ji leidimo neturi. Skaitra tik įkelia kopijas – kitų failų neliečia ir netrina.

Kas nutinka, jei atjungsiu saugyklą?

Jei ji buvo naudojama, kopijavimas sustoja: kita prijungta saugykla savaime nepasirenkama, o Gautuosiuose saugyklos ženkliukas dingsta. Kopijos, kurios dar nebuvo padarytos, nebedaromos. Jau padarytos kopijos lieka jūsų saugykloje. Skaitroje nieko nedingsta – visi originalai lieka. Vėliau galite prijungti saugyklą iš naujo ir vėl ją pažymėti Naudojama.

Kiek laiko saugomi dokumentai?

Skaitra originalus saugo 10 metų – tiek, kiek reikalauja apskaitos ir PVM įstatymai (žr. Saugojimas ir teisiniai sulaikymai).

Agentūros savininkas skiltyje Nustatymai → Archyvas pasirenka, kiek laiko apdorotus dokumentus rodyti sąrašuose: Apdorotus dokumentus rodyti nuo 1 iki 6 mėnesių (pradžioje – 3 mėnesiai). Kai laikas baigiasi, tos įmonės to mėnesio dokumentai kartą per savaitę supakuojami į vieną ZIP archyvą. Tada:

• archyvą matote skiltyje Archyvas → Archyvai, administratoriai gali jį parsisiųsti (ZIP). Kiekviename archyve prie dokumento yra ir visa jo istorija;
• dokumentą randate skiltyje Archyvas → Dokumentai pagal failą, tiekėją, numerį ar įmonę;
• spaudę Grąžinti, dokumentą grąžinate į apdorotus. Saugojimo laikas jam skaičiuojamas iš naujo.

Jei skiltyje matote užrašą „Archyvavimas šioje aplinkoje dar neįjungtas.“, saugojimo laiko pasirinkti dar negalima ir dokumentai nepakuojami: jie ir jų originalai lieka ten, kur yra dabar. Kai archyvavimas bus įjungtas, atsiras laukelis Apdorotus dokumentus rodyti.